PROCEDIMIENTO DE RECOGIDA Y
TRAMITACIÓN DE DENUNCIAS
1. INTRODUCCIÓN La
herramienta de denuncia de irregularidades https://emeis-uruguay.signalement.net/entreprises
le permite comunicar cualquier preocupación relacionada con actos que
puedan infringir la ley o el Código de Conducta de LAR, siguiendo el
procedimiento que se describe a continuación. También puede comunicar sus
preocupaciones a su superior jerárquico, al Departamento de Recursos Humanos o
al Equipo de Compliance. LAR valora el uso del sistema de denuncia
de irregularidades, ya que ofrece a la empresa la oportunidad de prevenir o
detener conductas que infrinjan la ley o la política de LAR y el daño que estos
actos pueden causar a los empleados, residentes, pacientes, socios, proveedores
y a las comunidades en las que opera LAR. Este sistema de denuncia de
irregularidades está abierto a los empleados, terceros, subcontratistas y
proveedores del Grupo LAR. Su denuncia presentada de buena fe será
recibida e investigada por el Equipo de Cumplimiento, responsable de la
herramienta y el sistema de denuncia de irregularidades en LAR de forma
confidencial y sin consecuencias negativas, tal como se describe a
continuación. Este procedimiento de denuncia de irregularidades se ha
desarrollado para cumplir los requisitos de las leyes anticorrupción
aplicables, incluidas, entre otras, la Ley francesa de Transparencia, Lucha
contra la Corrupción y Modernización de la Vida Económica ("Sapin
II"), la Ley n.º 12.846/2013 (Brasil), la Ley n.º 20.393 (Chile), las
Leyes n.º. 1474 y 1778 (Colombia), Ley del Sistema Nacional Anticorrupción
(México), y Ley 17.060 (Uruguay).
2.
GARANTÍAS PARA LOS REPORTEROS Confidencialidad
Su denuncia es confidencial, al
igual que la investigación y las medidas adoptadas por la empresa, como se
explica a continuación. En determinados casos, su identidad puede ser revelada
a una autoridad gubernamental competente, pero si sigue siendo empleado de la
empresa, se le informará antes de que se produzca dicha revelación. LAR
se compromete a mantener la confidencialidad de la denuncia, la admisibilidad y
el proceso de investigación, así como de los planes de acción y las medidas
aplicadas. Tenga en cuenta que sólo se le relacionará con el proceso de
investigación durante la fase de averiguación de los hechos. El desarrollo de
la investigación, su contenido, su resultado y el informe final son
estrictamente confidenciales. Aunque se le informará si la investigación
continúa o se ha cerrado, los resultados, el informe y las medidas adoptadas no
podrán compartirse con usted para proteger los derechos de las personas
implicadas. Cualquier información recopilada y procesada en virtud de este
Procedimiento de Denuncia de Irregularidades que pueda identificarle como
denunciante se mantendrá confidencial, a menos que así lo exija la ley.
Los directivos, ejecutivos y todas las personas implicadas en la recepción,
investigación o resolución de la denuncia deben cumplir fielmente esta garantía
de confidencialidad. Cualquier persona que reciba una alerta de denuncia de
irregularidades debe comunicarla sin demora al Responsable de Cumplimiento
Normativo para que éste pueda tomar las medidas adecuadas para garantizar la
confidencialidad.
Anonimato
Puede
presentar una denuncia anónima. Sin embargo, cualquier denuncia anónima que no
presente hechos graves y/o carezca de detalles suficientes no será tenida en
cuenta y será rechazada inmediatamente. Si los hechos son suficientemente
graves y detallados, la alerta comunicada será revisada, pero su investigación
será más larga y menos eficaz, ya que la interacción entre usted y el
Responsable de Cumplimiento encargado de tramitarla es más compleja.
Utilizar la herramienta de denuncia de buena fe, incluso si los hechos resultan
ser inexactos o no dan lugar a ninguna acción, no le expondrá a ninguna medida
disciplinaria ni a consecuencias negativas injustificadas. Por el contrario, si
la herramienta de denuncia no se utiliza correctamente y los hechos denunciados
son deliberadamente falsos o de mala fe, esto podría dar lugar a acciones
legales si fuera necesario.
Debido proceso
La
investigación y la aplicación de sanciones deben llevarse a cabo de acuerdo con
los conceptos de debido proceso y legislación aplicable, incluidas la
imparcialidad, la objetividad y la independencia. Todas las partes implicadas
en la investigación deben tener la oportunidad de ser oídas y de aportar la
información pertinente.
Prohibición de represalias
El Residencial
LAR no tolerará ninguna forma de represalia contra usted por realizar una
denuncia de buena fe en virtud de este procedimiento de denuncia de
irregularidades. Las denuncias de represalias contra usted por realizar una
denuncia se tratarán con seriedad y se resolverán lo antes posible.
3.
TIPOS DE INFORMES AUTORIZADOS Qué informar
Puede denunciar hechos que usted
mismo conozca o de los que haya sido testigo:
· Conflictos de
intereses; · Corrupción o
soborno de funcionarios públicos o del sector privado;
· Cualquier tipo de robo
o fraude, incluidos, entre otros, el robo de dinero, la contabilidad
fraudulenta en los estados financieros, el uso no autorizado de bienes o
servicios de la empresa;
· Tráfico de influencias;
· Actividades que
infringen las leyes de competencia, incluida la fijación de precios;
· Discriminación o acoso;
· Blanqueo de capitales o
financiación del terrorismo; ·
Violación grave y clara de un compromiso internacional ratificado por Francia o
Brasil, incluidos los actos vinculantes para las Organizaciones
Internacionales; ·
Amenaza o perjuicio grave para el interés público;
· Cualquier otro delito
penal, infracción del Código de Conducta, la política o la legislación de LAR,
o infracción grave de la legislación aplicable.
Qué evitar informar
No debe
denunciar ninguna situación relacionada con los siguientes temas a través del
mecanismo de denuncia: ·
Información médica o jurídica confidencial protegida por el secreto profesional
u otras normas; o · Asuntos
relacionados con la seguridad nacional. También debe evitar los informes
que impliquen: · Juicio de valor o
comentario tendencioso sobre el comportamiento de otra persona;
· Hechos de los que no tienes
conocimiento personal.
Cómo responder a sus preguntas
sobre si debe presentar una denuncia
El Equipo de
Cumplimiento está a su disposición para cualquier pregunta sobre si este
procedimiento de denuncia de irregularidades se aplica a los hechos de su caso.
4.
PROCEDIMIENTO PARA
COMUNICAR
A QUEJA
A
RESPONSABLE DE CUMPLIMIENTO
DESIGNADO POR LA EMPRESA
Puede
notificar su denuncia a través de emeis-brazil.signalement.net/entreprises y
tener la seguridad de que sólo el Equipo de Cumplimiento Local y el Responsable
de Cumplimiento Corporativo son los únicos destinatarios de la información que
proporcione, en la medida en que estos datos sean necesarios para el
cumplimiento de su misión. El Equipo Local de Cumplimiento es responsable del
procedimiento de denuncia de irregularidades y de los registros relativos a las
denuncias de irregularidades.
5.
¿CÓMO SE INICIA EL PROCEDIMIENTO DE RECLAMACIÓN?
Debe presentar
su queja en https://emeis-uruguay.signalement.net/entreprises
También puede denunciar a su superior jerárquico, al Departamento de
Recursos Humanos o al Equipo de Cumplimiento. Al presentar su
queja, debe incluir: · Hechos
que conozca personalmente o haya observado con el mayor detalle posible;
· Lugar y hora de los hechos;
· Identidad y función de todas las
personas que hayan presenciado o estén implicadas en los hechos o conductas,
incluida cualquier persona que parezca estar implicada en la irregularidad;
· Documentos pertinentes, si los
hubiere (expediente, foto o cualquier otra prueba útil) en apoyo de su
denuncia. · Si es posible, su
identidad, funciones e información de contacto (las denuncias anónimas son
posibles, pero mucho más difíciles de investigar). Si decide denunciar de forma
anónima, un correo electrónico de contacto será útil en caso de que se necesite
más información. Una vez enviado su
informe, recibirá un vale con un número de identificación único para
interactuar con el Equipo de Cumplimiento que recibió su informe. Puede
utilizar este código para enviar más información y comprobar el estado de su
denuncia en cualquier momento. Si presenta una denuncia anónima, es importante
que vuelva al sitio web para comprobar si se le ha solicitado información
adicional.
6.
PROCESO DE INVESTIGACIÓN DE RECLAMACIONES
Si utiliza el
sitio web https://emeis-uruguay.signalement.net/entreprises
, su denuncia sólo será recibida por el Equipo Local de Conformidad y por el
Responsable Corporativo de Conformidad. Si utiliza otro método, la persona que
lo reciba deberá entregarlo al Equipo de Conformidad, que lo publicará en la
plataforma, si aún no está allí.
Verificación y evaluación
preliminares
El Equipo de
Cumplimiento llevará a cabo una evaluación preliminar para determinar si su
denuncia debe considerarse en el marco de este Procedimiento de Denuncia de
Irregularidades.
i. Dependiendo de la
naturaleza de la denuncia y del asunto, el equipo de Cumplimiento puede
solicitarle información adicional a usted o a otras personas.
ii. Si es evidente que la
denuncia comunicada queda fuera del ámbito de aplicación de este Procedimiento,
la denuncia será destruida inmediatamente, y el Equipo de Cumplimiento le
mantendrá informado.
iii. Si la denuncia
es admisible, el Equipo de Cumplimiento le informará de que la denuncia será
investigada. iv. Este
proceso para determinar la admisibilidad de su denuncia debe concluir en el
plazo de dos meses. v. La
legislación nacional, los convenios colectivos u otras leyes o reglamentos de
obligado cumplimiento pueden exigir que algunas denuncias se tramiten con
arreglo a un procedimiento distinto. Si este es el caso de su denuncia, se le
notificará y se le informará del proceso que se aplicará.
Investigación:
vi.
Cuando la denuncia recibida sea verosímil y ajustada al ámbito de uso de la
plataforma, tendrá lugar el proceso de investigación interna:
vii. El Equipo de
Cumplimiento llevará a cabo una investigación por su cuenta o, en caso
necesario, con un pequeño equipo interno formado por empleados del Grupo con la
experiencia y los conocimientos necesarios para llevar a cabo la investigación
adecuadamente. Todos los miembros del equipo interno estarán sujetos al deber
de confidencialidad y privacidad.
viii. Cuando sea
necesario y teniendo en cuenta la gravedad de los hechos denunciados, la
investigación podrá ser realizada por profesionales ajenos a LAR, tales como
especialistas en investigaciones, auditoría o contabilidad forense, con el fin
de lograr una mayor objetividad e imparcialidad. En este caso, estos terceros
estarán obligados contractualmente a mantener la confidencialidad y a respetar
las normas de protección de datos. El Equipo de Cumplimiento tomará todas las
precauciones pertinentes para transmitir a terceros únicamente los datos
necesarios para que puedan cumplir sus respectivas misiones. ix. Durante
la investigación, se pueden utilizar todos los medios legalmente permitidos
para esclarecer los hechos. Esto puede incluir entrevistas y el examen de
cualquier documentación que se considere útil para la investigación. También
puede incluir el testimonio de la persona que presenta la denuncia y de
cualquier persona que tenga la denuncia en su contra. También puede incluir la
recuperación y el análisis de la información contenida en dispositivos
electrónicos mediante herramientas de software y hardware, preservando
siempre la integridad de las pruebas. La investigación velará por proteger la
intimidad, el honor, la vida privada y la imagen de las personas
implicadas. x.
Durante este proceso, el Equipo de Cumplimiento adoptará las medidas necesarias
para llevar a cabo eficazmente la investigación y procurar el rápido cese de
las actividades indebidas.
xi. La investigación y el
informe de investigación deben completarse en un plazo de dos (2) meses, a
menos que exista una razón justificada para prolongar el proceso de
investigación durante más tiempo.
xii. Ni usted ni las
demás personas implicadas en la denuncia tendrán acceso a los detalles de la
investigación, ya que todos los datos están sujetos a confidencialidad, salvo
cuando sea necesario para respetar los principios del debido proceso y la
legislación laboral.
Conclusión:
i.
Tras analizar los resultados de la investigación interna, el Equipo de
Cumplimiento y, en su caso, el equipo interno, decidirán si se ha demostrado la
existencia de una infracción de la política o de la ley y, en caso afirmativo,
la persona responsable.
ii.
Si no se demuestra una infracción de la política o de la ley, el Equipo de
Cumplimiento ordenará el archivo del caso, dejando constancia escrita de los
motivos de esta decisión.
iii.
Si se realiza una denuncia falsa o de mala fe, el Equipo de Cumplimiento
sugerirá a la dirección de LAR las medidas disciplinarias o de otro tipo
apropiadas con respecto a la persona que haya realizado dicha denuncia
infringiendo este procedimiento.
iv.
Si se demuestra una infracción de la política o de la ley, el equipo debe:
a. Adoptar las medidas disciplinarias adecuadas y
permitidas. b. Si los hechos tienen una
implicación legal, deberá consultarse al Departamento Jurídico para determinar
las medidas necesarias, entre ellas informar a las autoridades lo antes posible
sobre los hechos, con el fin de demostrar el compromiso de LAR de colaborar con
las autoridades. c. Debe informársele de que se
ha cerrado la investigación y, en la medida de lo posible, de los resultados de
la misma. Es posible que no todo se comparta con usted; por ejemplo, las medidas
disciplinarias adoptadas contra otros empleados o terceros suelen mantenerse
confidenciales para cumplir la legislación laboral y otros requisitos.
7.
PROCEDIMIENTO DE RECLAMACIÓN DE GRADUADOS Legislación francesa relativa a las
reclamaciones
La ley francesa Sapin II
establece un procedimiento de denuncia específico para los empleados que
denuncien irregularidades. Para beneficiarse de la protección de la ley, tendrá
que cumplir el procedimiento de denuncia en tres grados: i.
En primer lugar, debe presentar la denuncia al responsable o responsables de
cumplimiento designados por la empresa. Una vez recibida su denuncia, el
responsable o responsables del cumplimiento deben verificar su admisibilidad en
el plazo de dos meses. Si no recibe confirmación de que la denuncia es
admisible, puede pasar al segundo paso. Si ha decidido denunciar de forma
anónima, le corresponde a usted volver a la plataforma de denuncia con su
número de identificación único para hacer un seguimiento de la tramitación de
su denuncia. Si el Responsable de Cumplimiento le notifica que su denuncia es
admisible, pero no le comunica las medidas aplicadas, esto no significa que
pueda pasar al segundo paso. La confidencialidad de las medidas aplicadas está
garantizada del mismo modo que el contenido de la denuncia y la información
facilitada. ii. Puede presentar su denuncia ante
los tribunales, la fiscalía o un organismo administrativo. Estas autoridades
tienen un plazo de tres meses para responder a tu queja. Si no recibes
respuesta, puedes pasar a la tercera fase. iii. Puede
hacer pública su queja. No obstante, en caso de peligro inminente y
grave o si existe riesgo de daño irreversible, su denuncia puede transmitirse
directamente a los organismos mencionados en el segundo paso anterior o hacerse
pública. Decir o declarar de mala fe con la intención de causar daño o a
sabiendas de que los hechos hechos hechos públicos o divulgados son
parcialmente inexactos (que se trata de hechos relacionados con una situación
de conflicto de intereses o sobre cualquier hecho susceptible de dar lugar a
medidas disciplinarias) puede someterle a medidas penales y disciplinarias.
En Francia, no puede beneficiarse de la protección concedida a los
denunciantes si no cumple el procedimiento graduado descrito anteriormente y si
la revelación de información no era necesaria ni proporcionada para
salvaguardar los intereses implicados. La ley francesa Sapin II le
permite enviar su queja al Defensor de los Derechos francés, que puede
transmitirla al organismo competente para recibirla. Este procedimiento es
diferente del descrito anteriormente y no entra en el ámbito de aplicación del
procedimiento de denuncia gradual descrito anteriormente.
Legislación brasileña relativa
a la denuncia de irregularidades
Las leyes
nacionales pueden proteger a las personas que presenten denuncias en virtud de
este Procedimiento de Denuncia en virtud de leyes constitucionales, laborales,
civiles y administrativas. Por lo general, estas leyes nacionales no exigen ni
permiten un procedimiento de denuncia escalonado para obtener protección o
ejercer el derecho a presentar denuncias ante las autoridades competentes.
8. TRATAMIENTO Y
CONSERVACIÓN DE FECHAS Tratamiento de fechas
El Grupo Emeis es responsable del
tratamiento de los datos personales proporcionados en la plataforma de alerta
emeis-brazil.signalement.net/entreprises, así como de otras denuncias e
investigaciones y de los recogidos posteriormente en el marco de este procedimiento
de denuncia. El tratamiento de los datos personales tiene como única finalidad
tramitar su denuncia. El tratamiento de los datos personales puede variar de un
país a otro, pero se ajustará a la legislación nacional. La persona que
presente la denuncia será informada lo antes posible del tratamiento de sus
datos. No obstante, sólo se le informará del tratamiento de sus datos una vez
que se hayan adoptado medidas cautelares en caso de riesgo de destrucción de
pruebas, para garantizar el éxito de la investigación interna y evitar
cualquier consecuencia negativa para el Grupo LAR o sus empleados y clientes.
Tanto usted como cualquier persona incluida en la reclamación e
investigación tienen siempre derecho a solicitar el acceso, rectificación o
suspensión del tratamiento de sus datos personales, así como a oponerse al tratamiento
según lo establecido en la legislación nacional y la política de la empresa.
Para ejercer este derecho, las solicitudes deben dirigirse al
responsable de protección de datos de su empresa y/o a Marcia Salgado,
responsable de protección de datos para América Latina, correo
electrónico: dpolatam@bslsaude.com.br o a Juliette Aubert, responsable
de protección de datos da Emeis, dpo@emeis.net. Toda solicitud deberá
ir firmada, adjuntar una copia de un medio de identificación aceptado por la
ley y facilitar una dirección postal o electrónica para recibir una
respuesta.
Retención
Los datos
relativos a cualquier denuncia recibida que no entre en el ámbito de aplicación
del procedimiento se destruirán inmediatamente tras su anonimización. Los datos
relativos a una denuncia se anonimizarán en un plazo de dos meses a partir del
final del proceso de investigación si la denuncia no va seguida de
procedimientos judiciales o medidas disciplinarias u otros planes de acción.
Los datos relativos a una denuncia se conservarán hasta el cierre
definitivo del procedimiento, en caso de que se incoe un procedimiento
disciplinario o judicial contra la persona sobre la que se haya efectuado la
denuncia o contra el autor de una denuncia abusiva. En caso de que la
alerta se refiera a una infracción de la legislación aplicable o deba ser conservada
por una autoridad pertinente, como la autoridad laboral, la alerta y los datos
personales correspondientes podrán conservarse durante cinco (5) años a partir
de la fecha de la alerta.
9. ACLARACIONES O
PREGUNTAS
Cualquier
aclaración o pregunta sobre este procedimiento puede dirigirse al Equipo de
Cumplimiento, al Director de Cumplimiento de Emeis o al Jefe de Riesgos,
Cumplimiento y Control Interno del Grupo Emeis.
10. PROCEDIMIENTO DE
RECLAMACIÓN DEL GRUPO ORPEA
Este
procedimiento complementa el Procedimiento de Denuncia de Irregularidades del
Grupo LAR, empresa miembro del Grupo Emeis, que ha regido el proceso de
denuncia de irregularidades en América Latina hasta la publicación de este
procedimiento.
